Odrzucenie noty obciążeniowej – WZÓR PDF DOC

Odrzucenie noty obciążeniowej — gdy nie zgadzasz się z karą umowną

Odrzucenie noty obciążeniowej to pismo, w którym informujesz kontrahenta, że nie uznajesz obciążenia — najczęściej karą umowną za opóźnienie lub wadliwe wykonanie umowy. Nota obciążeniowa nie jest fakturą: dokumentuje roszczenie, a nie sprzedaż, dlatego nie trafia do KSeF. Pisemne zakwestionowanie noty pokazuje, że nie uznajesz roszczenia, i porządkuje dowody na wypadek sporu.

Kiedy kara umowna nie jest należna

Kara umowna należy się tylko wtedy, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wynika z okoliczności, za które odpowiadasz — opóźnienie spowodowane przez samego zamawiającego jej nie uzasadnia. Nawet gdy kara jest należna, możesz żądać jej zmniejszenia, jeśli umowa została wykonana w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego).

Co zawiera wzór

• oznaczenie kwestionowanej noty — numer i datę,
• oświadczenie o nieuznaniu jej zasadności z miejscem na uzasadnienie,
• wezwanie do anulowania noty w terminie 7 dni,
• zapowiedź dalszych kroków.

Wypełniony przykład pokazuje odrzucenie kary umownej 8 000 zł za opóźnienie, które powstało, bo zamawiający nie przekazał placu budowy. Jak zebrać dowody i co zrobić, gdy kontrahent potrąci karę z wynagrodzenia, wyjaśnia poradnik.

Najczęstsze pytania

Czy muszę odpowiadać na notę obciążeniową?
Przepisy tego nie wymagają, ale brak reakcji utrudnia później wykazanie, że od początku kwestionowałeś roszczenie.

Czy od kary umownej nalicza się VAT?
Co do zasady nie — kara umowna ma charakter odszkodowawczy i nie jest wynagrodzeniem za usługę.

Czy można obniżyć karę umowną?
Tak, jeśli umowa została wykonana w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana — na podstawie art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego.